Politique du Système interne d'information

Version 1.0 · Octobre 2026 · Approuvée par l'Administrateur · Cadre juridique : loi espagnole 2/2023 du 20 février (transposition de la directive (UE) 2019/1937).

1. Objet

La présente Politique régit le Système interne d'information d'Exceltrop, S.L. : un moyen sûr, confidentiel et accessible permettant à toute personne ayant eu connaissance, dans un contexte professionnel, d'infractions de les signaler sans crainte de représailles.

2. Qui peut signaler

Les salariés (permanents, temporaires, en période d'essai, stagiaires et personnes en formation) ; les travailleurs indépendants et toute personne fournissant des services dans le cadre d'une relation commerciale ; les associés et les membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance ; toute personne travaillant pour ou sous la supervision de sous-traitants ou fournisseurs ; les personnes dont la relation a pris fin ou n'a pas encore commencé (si l'information a été obtenue lors du recrutement ou des négociations précontractuelles) ; et les représentants du personnel. La protection s'étend à l'entourage de l'auteur du signalement.

3. Ce qui peut être signalé

Les violations du droit de l'UE visées à l'article 2.1.a) de la loi ; les faits pouvant constituer une infraction pénale ou administrative grave ou très grave, y compris au préjudice du Trésor public ou de la Sécurité sociale ; les manquements aux règles et principes internes d'Exceltrop ; et les atteintes à l'intégrité, à la dignité ou aux droits fondamentaux des personnes, y compris le harcèlement moral, sexuel ou fondé sur le sexe. Les signalements manifestement infondés ou visant uniquement à nuire ne seront pas recevables.

4. Principes

Confidentialité ; anonymat ; indépendance et autonomie du Responsable du Système ; interdiction des représailles ; protection des données (RGPD, LOPDGDD et chapitre V de la loi) ; et garanties procédurales, dont la présomption d'innocence, les droits de la défense et le droit à l'honneur.

5. Canaux de signalement

Formulaire en ligne sur tropicospain.com/canal-denuncias (identifié ou anonyme, avec pièces jointes) ; courrier sous pli fermé portant la mention « CONFIDENCIAL — CANAL DE DENUNCIAS. ABRIR SÓLO POR DESTINATARIO » adressé au Responsable du Système, Camino de Algarrobo, 87, 29700 Vélez-Málaga ; et rencontre en personne sur demande, organisée sous 7 jours calendaires, avec un procès-verbal que l'auteur peut vérifier, corriger et signer.

6. Responsable du Système

L'Administrateur désigne comme Responsable du Système la personne en charge des Ressources humaines, qui agit de manière indépendante et sans recevoir d'instructions. Lorsque le signalement concerne la Responsable du Système, il est traité par l'Administrateur, avec les mêmes garanties de confidentialité ; la Responsable du Système n'y a pas accès. L'auteur peut l'indiquer directement dans le formulaire en ligne.

7. Procédure

Enregistrement au registre avec un numéro séquentiel ; accusé de réception sous 7 jours calendaires (sauf si cela compromet la confidentialité) ; décision de recevabilité sous 10 jours ouvrables ; enquête ; audition de la personne visée (informée des faits mais pas de l'identité de l'auteur) ; rapport motivé proposant le classement, des mesures disciplinaires ou organisationnelles ou la transmission au ministère public ; et réponse à l'auteur dans un délai de 3 mois à compter de l'accusé de réception, prorogeable à 6 mois dans les cas complexes.

8. Interdiction des représailles

Toute représaille, y compris les menaces et tentatives, est interdite : licenciement ou suspension, sanctions disciplinaires, rétrogradation ou refus de promotion, modifications injustifiées des conditions de travail, évaluations ou références négatives, coercition, intimidation, harcèlement ou ostracisme, discrimination, et préjudice réputationnel ou financier. De tels actes sont nuls de plein droit.

9. Protection des données

Responsable du traitement : Exceltrop, S.L. Base juridique : obligation légale et intérêt public (art. 6.1.c et 6.1.e RGPD). Les données sont conservées le temps strictement nécessaire et, à défaut d'enquête, pas plus de 3 mois après leur réception ; jamais plus de 10 ans. Voir les informations sur la protection des données.

10. Canaux externes

La présente Politique ne limite pas le droit d'utiliser les canaux externes prévus par la loi, notamment ceux de l'Autorité indépendante de protection des lanceurs d'alerte (A.A.I.) ou des autorités régionales compétentes, ni de procéder à une divulgation publique dans les cas prévus à l'article 28.

11–12. Formation, communication et entrée en vigueur

Exceltrop publie cette Politique sur son site web, la communique à l'ensemble du personnel avec accusé de réception, l'intègre à l'accueil des nouveaux salariés et forme le Responsable du Système. Elle entre en vigueur le lendemain de son approbation et est révisée au moins tous les deux ans.