Política del Sistema Interno de Información

Versión 1.0 · Octubre 2026 · Aprobada por el Administrador · Marco legal: Ley 2/2023, de 20 de febrero.

1. Objeto

La presente Política regula el Sistema Interno de Información de Exceltrop, S.L. (en adelante, «Exceltrop» o «la Sociedad»), establecido en cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, «la Ley»), que traspone al ordenamiento jurídico español la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019.

El Sistema Interno de Información tiene por finalidad proporcionar un cauce seguro, confidencial y accesible para que cualquier persona que, en un contexto laboral o profesional, haya tenido conocimiento de infracciones de las normas descritas en el apartado 3, pueda comunicarlas sin temor a represalias.

2. Ámbito subjetivo de aplicación

Podrán utilizar el Sistema Interno de Información, en calidad de informantes, las siguientes personas:

• Las personas trabajadoras por cuenta ajena de Exceltrop, incluyendo personal fijo, temporal, en período de prueba, becarios y personas en formación remunerada o no.
• Las personas autónomas y las que presten servicios bajo cualquier modalidad de relación mercantil con la Sociedad.
• Los accionistas y las personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión.
• Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y dirección de contratistas, subcontratistas o proveedores de la Sociedad.
• Las personas cuya relación laboral o profesional con Exceltrop haya finalizado, así como aquellas cuya relación aún no se haya iniciado si la información fue obtenida durante el proceso de selección o negociación precontractual.
• Los representantes legales de las personas trabajadoras.

Las medidas de protección previstas en esta Política también se extenderán, en los términos del artículo 3 de la Ley, a las personas del entorno del informante que puedan sufrir represalias (familiares, compañeros de trabajo, personas jurídicas vinculadas, etc.).

3. Ámbito objetivo. Información susceptible de ser comunicada

A través del Sistema Interno de Información podrán comunicarse hechos o conductas que puedan ser constitutivas de:

• Cualquier acción u omisión que pueda constituir infracción del Derecho de la Unión Europea en los términos previstos en el artículo 2.1.a) de la Ley (contratación pública, servicios financieros, seguridad de los productos, seguridad del transporte, protección del medio ambiente, seguridad nuclear, salud pública, protección de los consumidores, protección de la privacidad y datos personales, entre otras materias).
• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, incluyendo las que supongan quebranto económico para la Hacienda Pública o para la Seguridad Social.
• Vulneraciones de los principios de conducta y normas internas de Exceltrop, incluido su Código Ético.
• Conductas que atenten contra la integridad, dignidad o derechos fundamentales de las personas en el seno de la organización, incluidas situaciones de acoso laboral, sexual o por razón de sexo, cuando el denunciante opte por este canal.

No se admitirán a trámite las comunicaciones manifiestamente infundadas o aquellas cuyo único propósito sea causar perjuicio a terceros, sin perjuicio de las responsabilidades que de ello pudieran derivarse.

4. Principios rectores

• Confidencialidad. La identidad del informante, de las personas afectadas y de terceros mencionados se mantendrá bajo estricta confidencialidad, con las limitaciones previstas en el artículo 33 de la Ley.
• Anonimato. Se admitirán comunicaciones anónimas que serán tramitadas con el mismo rigor que las identificadas.
• Independencia y autonomía. El Responsable del Sistema actuará con independencia funcional respecto al resto de órganos de la Sociedad.
• No represalia. Queda prohibida toda forma de represalia, directa o indirecta, contra el informante o personas de su entorno por el hecho de haber comunicado una información.
• Protección de datos. El tratamiento de datos personales se realizará conforme al RGPD, la LOPDGDD y el Capítulo V de la Ley 2/2023.
• Debido proceso. Se garantizará la presunción de inocencia, el derecho de defensa y el derecho al honor de todas las personas afectadas por una comunicación.

5. Canales de recepción

5.1. Canal escrito electrónico (principal)

Formulario web accesible desde la dirección https://www.tropicospain.com/canal-denuncias, con posibilidad de envío identificado o anónimo. Permite adjuntar documentación de apoyo.

5.2. Canal postal

Comunicación escrita dirigida a:

El sobre deberá indicar en su exterior «CONFIDENCIAL — CANAL DE DENUNCIAS. ABRIR SÓLO POR DESTINATARIO». El personal de recepción está instruido para entregarlo cerrado al Responsable del Sistema.

5.3. Canal verbal — reunión presencial

A petición expresa del informante, el Responsable del Sistema concertará una reunión presencial en un plazo máximo de siete (7) días naturales desde la solicitud. De dicha reunión se levantará acta, previa información al informante de su contenido y con oportunidad de verificarla, rectificarla y aceptarla mediante firma.

6. Responsable del Sistema de Información

El órgano de administración de Exceltrop designa como Responsable del Sistema de Información (en adelante, «RSI») a la persona que ocupe la responsabilidad del área de Recursos Humanos de la Sociedad, mediante nombramiento específico firmado y aceptación expresa.

El RSI desarrolla sus funciones con independencia y autonomía respecto al resto de los órganos de la Sociedad, no pudiendo recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y dispondrá de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.

6.1. Funciones

• Recibir las comunicaciones por cualquiera de los canales habilitados.
• Acusar recibo al informante en el plazo máximo de siete (7) días naturales desde la recepción.
• Llevar a cabo las actuaciones necesarias para comprobar la verosimilitud de los hechos.
• Resolver sobre la admisión a trámite o archivo motivado de las comunicaciones.
• Dirigir la instrucción de los expedientes, garantizando el derecho de audiencia de las personas afectadas.
• Comunicar al informante el resultado de las actuaciones en un plazo máximo de tres (3) meses, prorrogable a seis (6) en casos de especial complejidad debidamente motivados.
• Mantener el Libro-Registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas practicadas.
• Elaborar y presentar al órgano de administración un informe anual sobre el funcionamiento del Sistema.

6.2. Conflictos de interés

Cuando la comunicación afecte directa o indirectamente al RSI, o verse sobre conductas en las que éste haya podido intervenir, su gestión corresponderá al Administrador de la Sociedad, que actuará con las mismas garantías de confidencialidad, independencia y debido proceso previstas en esta Política. En estos casos el RSI no tendrá acceso a la comunicación ni al expediente.

La derivación se producirá de forma automática desde el momento en que se identifique el conflicto. El informante puede indicarlo directamente en el formulario web.

7. Procedimiento de gestión

1. Recepción. Toda comunicación recibida por cualquier canal es registrada por el RSI en el Libro-Registro con número correlativo y marca de tiempo, sin incorporar al mismo datos personales no estrictamente necesarios.
2. Acuse de recibo. En el plazo máximo de siete (7) días naturales, el RSI acusará recibo al informante, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación o el informante haya renunciado expresamente a recibir comunicaciones. Las comunicaciones anónimas reciben el acuse a través del código de seguimiento.
3. Admisión a trámite. En un plazo máximo de diez (10) días hábiles, el RSI resolverá motivadamente sobre la admisión o inadmisión de la comunicación. Son causas de inadmisión: la manifiesta falta de fundamento, la reiteración de comunicaciones ya resueltas sin aportación de información nueva, y la ausencia manifiesta de indicios racionales de la conducta denunciada.
4. Instrucción. Admitida a trámite, el RSI practicará cuantas diligencias resulten necesarias para esclarecer los hechos, pudiendo recabar documentación, celebrar entrevistas y, en su caso, solicitar la colaboración de asesores externos bajo deber de confidencialidad.
5. Audiencia a la persona afectada. Antes de la resolución final, se dará traslado a la persona afectada por los hechos denunciados de las imputaciones que le correspondan, otorgándole plazo suficiente para formular alegaciones y aportar prueba. Se le informará de los hechos pero no de la identidad del informante.
6. Resolución. El expediente concluirá con informe motivado del RSI, que podrá proponer: archivo por inexistencia o no acreditación de los hechos; adopción de medidas disciplinarias; adopción de medidas correctoras organizativas; o remisión del expediente al Ministerio Fiscal o autoridad competente cuando los hechos pudieran ser constitutivos de delito.
7. Comunicación al informante. El resultado se comunicará al informante en el plazo máximo de tres (3) meses desde el acuse de recibo, prorrogable hasta seis (6) meses en casos complejos motivados.
8. Conservación. El expediente completo se conservará durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar actuaciones y, en todo caso, no más de diez (10) años.

8. Prohibición de represalias

Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas y tentativas, adoptados contra personas que presenten una comunicación conforme a esta Política. En particular, y sin carácter exhaustivo, tendrán la consideración de represalia:

• La suspensión del contrato de trabajo, el despido o la extinción de la relación laboral o estatutaria.
• La imposición de cualquier medida disciplinaria.
• La degradación o denegación de ascensos.
• Los cambios sustanciales en las condiciones de trabajo o cualesquiera modificaciones peyorativas no justificadas.
• Las evaluaciones o referencias negativas respecto al desempeño laboral.
• La coacción, intimidación, acoso u ostracismo.
• La discriminación o trato desfavorable.
• Los daños, incluidos los reputacionales, o pérdidas económicas.

Los actos administrativos o decisiones empresariales que tengan por objeto impedir o dificultar la presentación de comunicaciones, así como los que constituyan represalia o causen discriminación tras la presentación de aquéllas, serán nulos de pleno derecho y darán lugar a medidas correctoras y, en su caso, a las sanciones previstas en la Ley.

9. Protección de datos personales

El tratamiento de los datos personales derivado del Sistema Interno de Información se realizará de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) y el Capítulo V de la Ley 2/2023. Consulte la información detallada sobre protección de datos.

10. Canales externos y comunicación pública

Esta Política no limita el derecho de las personas informantes a utilizar los canales externos regulados en la Ley, en particular los habilitados por la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) o las autoridades autonómicas competentes, ni a realizar revelaciones públicas en los supuestos tasados del artículo 28 de la Ley.

Exceltrop recomienda, no obstante, el uso prioritario del canal interno cuando la infracción pueda ser abordada eficazmente dentro de la organización y el informante considere que no existe riesgo de represalias.

11. Formación y comunicación interna

Exceltrop garantizará la publicación de esta Política y de información accesible sobre el Sistema en su página web corporativa; su comunicación a toda la plantilla mediante nota informativa, con constancia de recepción; la incorporación de información sobre el Sistema en los procesos de acogida de nuevas personas trabajadoras; y la formación específica al RSI sobre el funcionamiento del Sistema y la normativa aplicable.

12. Entrada en vigor, revisión y aprobación

La presente Política entra en vigor el día siguiente al de su aprobación por el Administrador de Exceltrop, S.L. y será revisada con periodicidad mínima bienal, o antes si se producen modificaciones normativas que lo requieran o si del informe anual del RSI se desprende la conveniencia de su actualización.